建築確認申請書がないとどうなる?再発行不可の重要書類を紛失した場合の対策

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家を売却するときには多くの手続きが必要となりますが、実は家を建てたときにもらった書類が、売るときに大きな役割を果たします。中でもよく問題になりやすいのが、再発行不可の書類です。再発行不可の書類が売却時に何に使われるのか、紛失した場合どうすればいいのか、計画的なスケジューリングのためのポイントをお伝えします。

先読み!この記事の結論
  • 建築確認通知書は再発行不可の場合がある
  • 万が一紛失してしまったら役所等に相談してみよう

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「まずは不動産売却の基礎知識を知りたい」という方は下記記事がオススメです。

建築確認通知書は、売却時何のために使うのか

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まず「建築確認通知書」がいつ使われ、他には売却時にどんな書類が求められるのかについて押さえておきましょう。

そもそも建築確認通知書って何だっけ

建築確認通知書の「建築確認」とは、新築や改築などで家を建てる前、設計段階で建築基準法の規定に適合しているかどうかをチェックすることです。
法令上問題ないことがしっかり確認できていますよ、ということをお住いの市町村に申請しますが、この時の提出書類建築確認申請書と呼ばれます。
そして建築確認をクリアした場合、3週間ほどで交付されるのが確認済証であり、これを建築確認通知書とも呼びます。
建築確認通知書がないと着工ができないため家を建てることはできませんし、不備があれば再度申請する必要があります。
無断で着工した場合は違法に当たりますし、建築確認通知書がない建物は違反建築物ではないかと疑われてしまいます。
しかしこの書類は原則再発行をしてもらうことはできないため、家を建てたときにしっかり保管する必要があるのです。
※参考:住信SBIネット銀行「確認済み初または建築確認通知書」の見本

売却時、どのタイミングで必要になるのか

新築時の書類となると、しまい込んだままになっているケースもあります。早めにそろえておくことで、スムーズな売却に繋がります。

売却不動産の引き渡しが決まったら提出を

不動産会社や仲介業者との契約時には、たとえば登録簿謄本や重要事項説明書、売買契約書、固定資産税納税通知書などが必要です。
そして引き渡し先が決まった時点で、建築確認通知書は新たに提出することが求められます。

提出先は不動産会社や仲介業者

引き渡しが決まったら提出するため、不動産会社等から指示があってから準備しても大丈夫です。
ただし紛失していた場合は、再発行不可の書類ですから、代わりの書類を用意する手間がかかります。
あらかじめちゃんと保管してあるか、確認しておけば安心です。

請求される項目は何か

中古不動産を売買する際に、不動産会社側が注目するのが取り扱う物件が違法建築物かどうかという確認です。
物件調査の際には、建築確認通知書に記載されている建築確認番号と取得年月日が必要になります。
売る側がこの書類を持っていればすぐ確認できるため、提出を求められるというわけです。

引き渡し前、建築確認通知書の他に必要になる書類など

このほかにも、引渡し前にはいくつかの書類が必要です。

建築工事の検査済証

建築工事完了後、指定確認検査機関による完了検査をクリアした際に発行される書類です。
通常は工事が完了してから4日以内に届け出を行い、7日以内に工事完了検査が行われます。
確認済証があれば、申請通りに建築が正しく行われたという証明になるため、売却時も信用度が高まります。
こちらも原則、再発行はできません。
しかし建築基準法で取得が定められている書類ですが、実は2000年以前では取得している人がとても少ない書類でした。
2003年に国土交通省から「完了検査に基づく検査済証のない建築物への住宅ローンの融資を控えるように」という金融機関への要請が行われました。
また2005年ごろに耐震偽造問題も社会的なニュースとなったのもあり、近年では取得していることがほとんどです。
持っていないケースもあるため、必ず確認しておきましょう。
※参考:国土交通省

不動産所有者を証明する登記済権利書

不動産の所有者が誰であるかを証明する書類で、別名権利証と呼ばれます。
不動産を売却して買い主へ名義変更する際などに、法務局に提出する必要がある書類です。
2005年3月の不動産登記法改正に伴い、現在ではオンラインで登記申請が可能になりました。
そのため現在では、コンピューター上に保存されているデータの写しが発行されることとなります。
申請時には、家屋番号を事前に調べる必要があります。
家屋番号は固定試案税の課税明細書、登記済権利書、登記識別情報通知などに掲示されています。
最寄りの法務局、もしくは登記ねっとから取り寄せが可能です。
しかし紛失したり盗難にあった場合、勝手に不動産を名義変更されてしまう危険性もある大切な書類であり、再発行できないため、届いたときから大切に保管しましょう。
※参考:登記ねっと

その他、身分証や印鑑証明など

このほかに、物件購入時に渡される重要事項説明書や売買契約書も必要になります。
また固定資産税納税通知書などは、固定資産税の確認や登録免許税の算出に使われます。
物件の図面や設備確認のために、仕様書も用意しておきましょう。こちらも再発行不可です。
場所にもよりますが、土地測量図と境界確認書が申請時に必要になることもあります。
見ての通り、代用品がある書類もありますが、再発行不可の書類も数が多いのです。
さらに、身分証・実印・印鑑証明・預金通帳・住民票などもそろえなくてはなりません。
身分証は身元を証明するために、実印や印鑑証明は本人の印鑑を証明するために使います。
なお不動産売買においては、実印と呼ばれる市区町村に登録を行った印しか使えません。
もし市区町村にまだ実印の登録を行っていないようなら、早めにしておきましょう。
預金通帳は購入額の銀行振り込みを希望する場合、必要になります。ただ口座情報が分かればよいため、コピーでも構いません。
書類に関しては、売却する不動産がマンションや一戸建てかなどによって変わる事があるため、自分で調べるのに加え、不動産会社の指示に従うのがおすすめです。
※参考:不動産適正取引推進機構・不動産売買の手引き

  • 売買時は書類必須
  • 再発行不可あり
  • 紛失はトラブルの元
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再発行不可の建築確認通知書や検査済証を紛失してしまったらどうする

そうは言っても、家を建ててから10年、20年と経過していると、書類を紛失してしまうケースはままあることです。そんなときの対処法をおぼえておきましょう。

建築計画概要書で、必要な情報を確認する

建築計画概要書とは、建築物がどのようなものであるか、また建築確認や中間検査など各種検査が行われたものか、概要や検査履歴が記載された書類のことです。
大抵、建築確認番号・検査済番号・取得年月日が記載されているため、不動産会社が欲しい情報が分かります
役所の建築指導課の窓口で閲覧させてもらえますが、各市区町村で閲覧時の方法や申込書、閲覧場所が違うため、自分のお住いの地区について確認するのがベストです。
また犯罪防止などの観点から、手書きやパソコンでの書き写しは認められていますが、コピーや写真撮影も禁じられています。
パソコンの場合は、カメラ付きは禁止とされているので、手書きの方が早いかもしれません。
※参考:東京都都市整備局:建築計画概要書の閲覧制度

台帳記載事項証明書を発行する

しかし中には、建築計画概要書に記載がない場合もあります。
そんな時は、役所の建築指導課の窓口で発行してもらえる台帳記載事項証明書を発行してもらいましょう。
これは紛失してしまった建築確認通知書などの代わりとして発行される証明書で、紛失した建築確認通知書と検査済証の記録が記載されている書類です。
建築確認通知書や検査済証について再発行するものではないため、注意しておきましょう。
また台帳自体が現存していない場合は発行ができませんし、調査の状況によっては検査済証交付年月日が判明しないこともあります。
※参考:東京都都市整備局:台帳記載事項証明書の発行

建築計画概要書または台帳記載事項証明書の発行の仕方

では実際に発行してもらうには、どうすればよいのでしょうか。

どちらも役所で発行が可能

上記にあるように、役所の建築指導課の窓口で発行や閲覧が可能です。
例として下に、東京都のリンクをあげてありますが、市区町村によっては手続き方法が異なるケースもあります。
※参考:東京都都市整備局:建築計画概要書の閲覧制度
東京都都市整備局:台帳記載事項証明書の発行

発行手数料はかかるのか

建築計画概要書は一通100円~500円と市区町村によって異なります。
例として、東京都は閲覧のみ無料ですがコピーは不可です。
また台帳記載事項証明書は一通200~400円と市区町村によって異なります。

証明書の発行に必要な書類や情報など

建築計画概要書・台帳記載事項証明書ともに共通している情報が多いため、建築確認通知書の紛失に気が付いた時点で調べておくと便利です。
求められることが多いものや、書類に必要とされる情報とその調べ方を表にまとめました。

情報 調べ方
建築当時の地名地番 住所・住居表示と異なります
法務局へ電話で問い合わせるほか、固定資産税の課税明細書や、図書館などにあるブルーマップで調べる事が出来ます。
建築当時の建築主名
建築確認番号
建築確認年月日
階層
登記事項証明書や建築確認台帳に記載されています
物件によっては分かる範囲になるケースもあります
申請者の名前 申請する人の名前や、法人であれば会社名を記載します
本人確認書類 建築主本人であれば本人確認書類が必要です
委任状及び売買契約書
登記事項証明書の写し
建築主もしくは所有者と窓口に来る人が異なる場合に必要な書類です
市区町村によっては委任状のテンプレートなどが行政のHPに掲載されています

※参考:東京都都市整備局:台帳記載事項証明書の発行
小山市、建築台帳等記載事項証明書について

  • 紛失時の対処法あり
  • 役所に依頼する
  • 失くさないがベスト
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不動産売却には余裕を持ったスケジュールで計画的に挑む

さて、再発行不可の書類でもひとまずの対処方法があるとは言え、不動産売却はすぐに終わるものではありません。スケジュールをきちんと考え、計画的に挑むことが大切です。

書類の発行には、想定よりも時間がかかる

物件売買に必要な書類は一戸建てやマンションなどによっても異なりますが、査定~成約までに用意する書類は少なくとも10種類前後あります。
売却依頼時に必要な書類や、契約をするときに必要になる書類、そして確定申告に必要な書類と、いつ必要になるかも異なります。
また、法務局や市役所での発行が必要なものも多く、即日発行出来なかったり、後日郵送になることも多いのです。
さらに役所などで発行する書類にしても、地番や家屋番号などこちらで必ず把握しておくべき情報もあります。
分からない場合には自分でまず調べなくてはなりませんから、これも時間がかかります。
したがって、想定より発行に時間がかかることを念頭に置き、それぞれの段階で「書類が間に合わない!」と焦らないようにしましょう。

不測の事態も起こりうる

前述したように、建築確認通知書を紛失したり、市役所に印鑑登録しておらず印鑑証明書まで再発行するとなると、余計な手間がかかります。
またこれ以外にも、自分で処理を進めるには難しい視点がたくさんあります。
税理士や司法書士、土地家屋調査士などに相談しなくてはならないケースもたくさん出てきます。

売却手続きの時間短縮のためにも一括査定サイトを利用するのはオススメ

この時、不動産売買に強い不動産会社を間に入れると、様々な専門家とのやり取りや手続きについて、不動産会社がコーディネートしてくれます。
しかし不動産売買に強くても、不動産売買はデリケートな内容ゆえに会社自体が信頼できなくてはなりません。
そのため、ネットで一括査定が出来るサイトを活用するのはとてもおすすめです。
1社ずつあなた自身が訪れる必要性も低くなり、相性の良い担当者と出会える可能性があります。
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  • 書類は手間がかかる
  • 不測事態の可能性
  • 一括査定必須
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備えあれば憂いなし。万全の準備で不動産の売却を

不動産売買は非常に複雑な手続きも含んでおり、書類の不備があると売却がスムーズにいかない可能性も十分に考えられます。
備えあれば憂いなし、しっかりと自分自身で用意することも大切です。
しかし1人で全部行おうとすると、限界があります。
万全の準備をするためにも、信頼できる不動産会社を見つけておくことはとても重要です。

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大切な不動産売買ですから、しっかりと不動産会社を選別して、よりよい結果を求めていきましょう。

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